Особенности заполнений приходных документов в 2024 году

Кассовые операции, которые имеют место на территории России, подразумевают обязательное использование некоторых стандартизованных форм первичных документов. К этим документам, в частности, относятся кассовые ордера.

Главные инструкции о том, как заполнять кассовые ордера, содержатся в Указании Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание Банка России). Структура кассовых ордеров и состав обязательных элементов этой формы прописаны в Постановлении Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Существуют две формы кассовых ордеров – приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО). Приходный кассовый ордер – это документ, который всегда оформляется бухгалтером-кассиром при получении наличных денег. Бланк ПКО имеет унифицированную форму КО-1. Расходный кассовый ордер – это документ, по которому производится выдача наличных денег из кассы. Бланк РКО имеет унифицированную форму КО-2.

Заполнять кассовые ордера можно шариковой ручкой. Однако гораздо удобнее производить заполнение ордеров на компьютере с последующей распечаткой на бумаге. На нашем сайте можно скачать бланки кассовых ордеров:

Порядок заполнения кассовых ордеров

Бланк ПКО разделен линией отрыва на две части, левая остается в организации, а квитанция возвращается тому, кто вносит деньги. Порядок заполнения ПКО состоит из следующих шагов:

  • вносится полное наименование организации, принимающей деньги;
  • указываются коды ОКПО и ОКУД, присвоенные при регистрации;
  • заполняется номер ПКО. Номера присваиваются последовательно с начала календарного года;
  • записывается дата приёма денег арабскими цифрами в формате 00.00.0000, например, 01.02.2018;
  • указываются код структурного подразделения (при наличии), код целевого назначения (при поступлении средств со счёта на конкретную цель;
  • в колонках «Дебет» и «Кредит» прописываются соответствующие счета для отражения проводимой операции;
  • в строке «Принято» записывается ФИО в родительном падеже. Если деньги поступили со счёта, то указывается название организации;
  • в строке «Основание» указывается хозяйственная операция;
  • сумма записывается прописью;
  • в строке «В том числе» цифрами указывается сумма НДС. Организации, которые не являются плательщиками этого налога, вносят запись: «Без НДС».

Все свободные места в строках заполняются прочерком. Принимая деньги, кассир сверяет подписи с имеющими образцами, наличие подтверждающих документов, соответствие указанной суммы с фактической. Квитанция подписывается и заверяется печатью.

Порядок заполнения РКО во многом аналогичен порядку заполнения ПКО. Отличиями является то, что в РКО указывается ФИО сотрудника, которому выдаются средства и графу «Получил» должен заполнять тот, кому выдаются деньги.

Нельзя оформлять приходный ордер с исправлениями и ошибками, поскольку речь идет о документе строгой отчётности. Если все же это случилось, необходимо скачать новый образец документа и заполнить его по-новому.

Бухгалтеру необходимо быть предельно внимательным при заполнении кассовых ордеров. Обязательно проверять наличие всех необходимых подписей и печатей индивидуального предпринимателя. Отсутствие каких-либо предусмотренных действующим законодательством моментов может стать основанием для проведения доначислений контролирующими органами, а также неподтверждением данных, указанных в отчётности и факта выдачи/получения денежных средств, что негативно отразится на всех данных бухгалтерского и налогового учёта за конкретный период времени.

За нарушение порядка оформления операций с наличностью предусмотрены административные штрафы: для ИП до 5 000, для организаций – до 50 000 рублей (статьи 14.1, 15.1 КоАП).

Указание Банка России предусматривает обязанность ведения любых расчётов между предприятиями, организациями и учреждениями различных форм собственности исключительно в безналичной форме. Однако допускается максимальный лимит в размере 100 000 рублей, в пределах которого могут быть осуществлены расчёты между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем. В случае наличия сделок с обычными физическими лицами, не имеющими статуса предпринимателя, разрешаются взаимоотношения наличными средствами.