Расчеты лимита в кассе

Наличие лимита в кассе в 2024 году обязательно для всех плательщиков по упрощенной система налогообложения (УСН). Исключением являются только ИП и малые компании.

Основные определения

Лимит остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма наличных денежных средств, которая может находиться в кассе организации на конец рабочего дня. Иногда его ещё называют остатком переходящего типа.

Правила по определению лимита подробно описаны в указании Центрального Банка РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Процедура расчёта требует особого внимания. Считается, что лимит остатка наличных денег в 2024 году равен нулю, если он должен быть, но не установлен. В этом случае запрещено оставлять деньги в кассе на конец рабочего дня. Также не очень удобно для организации, если лимит занижен относительно её потребностей.

Нарушение – это ситуация, когда деньги в кассе хранятся сверх установленного лимита. В этом случае согласно части 1 статьи 15.1 КоАП РФ нарушение влечет за собой административную ответственность в виде штрафа от 40 000 до 50 000 рублей для юридических лиц и от 4 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП. Допускается превышение лимита в дни выдачи заработной платы, стипендий, социальных выплат, а также в выходные и праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций.

Сроки установления лимита в 2024 году

Если ИП прошел регистрацию и планирует работать с наличными деньгами, то ему необходимо оформить соответствующий приказ. Величину лимита рассчитывают, исходя из предполагаемых движений денежных средств за определённое время в будущем.

Если ИП давно работает на рынке, то не лишним будет проверить предыдущий приказ по лимиту. Если срок действия по старому лимиту не прошёл, то допустимо продление действие старого приказа. Для этого составляется отдельный приказ. Возможно составление нового приказа, просто в нём указывается срок за текущий год.

Если в приказе срок действия лимита не указан, это означает, что ИП вправе применять установленные показатели как в текущем году, так и далее, бессрочно. При этом никакой новый приказ готовить не нужно. Потому как обязанности ежегодно переустанавливать лимит Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П не содержит. Именно этот документ регулирует порядок ведения кассовых операций.

Как правильно установить лимит

1. В банк, обслуживающий предприятие или ИП, подаётся расчёт, заполненный по форме №0408020. При обслуживании несколькими банками документ подаётся лишь в один из них. Руководитель сам выбирает, в какой. Всем остальным банкам необходимо сообщить о сумме в документе и о том, в какой именно банк подаются документы.
2. При расчёте выручки ИП, необходимо иметь в виду не только её сумму, но и все денежные средства, которые поступают на счёт на протяжении последних трёх месяцев.
3. Расчёт производится по фактически отработанному периоду. Если предприятие было создано только что и никаких поступлений пока не было, то можно взять за основу выручку, которую предприятие планирует получить в будущем.
4. Все поступающие суммы ИП за три месяца делятся на количество дней в расчётном периоде, если нужно подсчитать среднюю прибыль по дням.
5. После этого рассчитаются расходы ИП, произведённые за три месяца. Они делятся на количество часов за расчётный период. В этой сумме не надо учитывать зарплаты, стипендии и пособия.
6. Отдельно указывается время, когда сумма сдаётся в главную кассу предприятия, инкассатору.
7. Сумма лимита указывается в зависимости от того, каким получился средний доход за один день. Эта величина должна быть такой, чтобы обеспечить нормальную работу до очередной инкассации.
8. Сумму лимита можно указать больше, чем фактическая величина ежедневной выручки. В банках для этого нет никаких ограничений.
9. Если установленного лимита недостаточно для нормальной работы, его можно изменить, направив в банк сопроводительное письмо. В письме необходимо указать причину, по которой вводится изменение лимита.
10. Запрещено оставлять в кассе большую сумму после того, как получена резолюция руководителя банка под установленным лимитом.
11. Лишние суммы для ИП разрешается выдавать подотчётным лицам, но максимум они должны иметь в распоряжении не более 60 000 рублей.

Формула расчёта лимита кассы

При получении выручки наличными средствами определение лимита производится по формуле:

L = V / P * Nc,

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объём поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями);
Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (расчетный период составляет не более 92 рабочих дней);
Nc – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк – 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы Nc определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Расчёта лимита при отсутствии поступлений

При отсутствии поступлений наличных денег расчёт лимита кассы производится по формуле:

L = R / P * Nn,

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные средства, хранящиеся в этих обособленных подразделениях);
Р – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (расчетный период составляет не более 92 рабочих дней);
Nn – период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк – 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы Nn определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Как быть с пересчётом

Каждое предприятие может самостоятельно выбирать формулу расчёта лимита кассы – исходить при расчётах из расходной статьи или же из выручки в виде наличных денег в кассе. В любой компании формула расчёта может быть привязана к величине наличных трат. Раньше такая возможность была доступна только для организаций с отсутствующей выручкой.

Формула расчёта выбирается исходя от того, какой вариант является более удобным. После чего остаётся утверждение лимита по новой программе, с повышенной ставкой. Если выручка составляет незначительные объёмы или отсутствует вообще, то тогда выгодно брать в качестве основания расходную часть средств.

Лимит устанавливается в рублях, копейки округляются по общим математическим правилам. Если величина меньше 50 копеек, то округление производится до рубля в меньшую сторону. Если величина равна или больше 50 копеек, то округление производится в большую сторону.

На что тратить деньги из кассы

Ежегодно банк принимает решения о расходовании организацией наличных средств на определённые цели. Результаты решений оформляются документально.

Пункт 2 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" указывает, на какие цели можно расходовать наличную выручку:

• заработная плата, социальные выплаты, стипендии, командировочные расходы;
• оплата товаров, работ, услуг;
• выплата за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы.

Соблюдение лимита

До 2012 года систематическая проверка выполнения правил и обязанностей по ведению кассовых операций входила в обязанность банков. Банки обязаны были контролировать лимит остатка кассы, требовать отчеты по ведению кассовой книги и выписку первичных документов.

В настоящее время это входит в обязанность налоговых органов. Это было сделано вследствие того, что банки не были заинтересованы строго выполнять эти функции. Они не всегда сообщали о нарушениях, которые могли привести к потере клиента.

Теперь контроль стал жестче. Налоговые органы в отличие от коммерческих банков являются действительно независимыми организациями.

Кто может не устанавливать лимит

С 2014 года не определять лимит остатка наличности в кассе могут малые предприятия и ИП. При этом необходимо уточнить, какое предприятие считается малым.

Согласно статье 4 Федерального закона от 24.07.07 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» для малых предприятий установлены следующие критерии:

• суммарная доля участия юридических лиц и иных организаций, которые не относятся к субъектам малого и среднего предпринимательства, в уставном капитале не более 25%;
• численность работников не больше 100 человек;
• выручка не более 800 млн. руб.

Не требуется представлять какие-либо документы, чтобы подтвердить статус малого предприятия. Достаточно соответствия указанным критериям.